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如何开会二

02-12 23:53:32  浏览次数:624次  栏目:技巧经验
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看到题目可能大家觉得不值一提,开会?谁不会。可是下面的问题,您可能会经常遇到:
   会议开始的时间到了,会议室仍然被其他人员占用,没有会场地;
   会议开始的时间到了,投影仪无法正确连接;
   需要打印出来的材料没有打印出来;
   与会人员需要在白板上表达自己的思想时,却发现白板笔无法书写;
   主要发言人讲的很差,如:进行设计评审时,主讲人根本就没有将思想能够清楚地表达出来
   会议失去控制,跑题严重
   与会人员迟到,会议推迟
   在开会过程中人进人出,会议混乱
   会议开完了,大家各奔东西,没有人整理会议纪要,达成的意见没有记录。
   会议开完了,发现没有开会的必要,可开可不开的。
   会议的时间太长,在会议过程中废话太多

  上述的问题会造成时间的严重浪费,那么如何开好一个会议?流程!需要一个规范的流程作为指导:
  1.确定会议的时间、地点、人物、主题、目标、主持人、会议准备人员
  2.通知与会人员,事先就会议的主题、目标进行沟通,对需要审查的资料事先审查
  3.预定会议室、投影仪、白板、笔记本电脑
  4.打印会议资料,发放下去
  5.接待与会人员,对外地赶来的与会人员安排好接站、住宿、车船票、送站
  6.事先联调设备,确保会议环境良好
  7. 如果需要,则对会议的主持人进行开会技巧的培训
  8. 会议的变更及时通知相关人员(时间 地点等)
  9. 会议要签到
  10.会议中服务:添水、水果与点心、就餐等
  11.会议中控制进度
  12.记录会议决议
  13.跟踪会议决议的执行
  14.总结会议的得失,改进会议的流程
  以上是一个简要的流程,当然在实践中您可以自己来丰富、完善。

  在上述流程中有一个关键是会议的准备,这是成功的起点,为确保准备的充分,你可以设计一个检查单,来提醒自己,如:
   与会的人员是否都通知到了?
   开会前需要准备的设备是否齐全了?如:笔记本 投影仪 白板 白板笔 光笔 录音机 板檫等
   地点是否明确?
   场地的容量是否足够?
   场地的位置摆放是否合理?
   主题是否明确?
   主要发言人是否准备充分了?
   需要发放的资料是否准备齐全了?
   会议资料是否发放到每个人手里了?
   会议的变更是否通知了相关的所有人员?

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