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做个高效工作的秘书

02-12 23:55:30  浏览次数:193次  栏目:技巧经验
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  2、处处留心:越是烦杂的工作就越需要细心。秘书在平时的工作生活中如果不能做到处处留心,办事能力肯定不会提高。
  3、一目十行:有的秘书在工作中需要看大量的文件,一目十行的技巧对于他们来说是必需的。有经验的秘书面对大量文稿时不会认为这是坏事,文件多,接受的信息也就多。看大量文件时候的技巧主要是抓住头尾,先看提要,记住要点,注意但是等转折词等。一目十行的能力需要逐步培养,不可操之过急。
  4、百问不烦:秘书人员为了工作要经常与人打交道,要弄明白一些事情就难免要向人提问。问得不好,一句话就可能把局面弄紧张;问得不妙,几句话就可能让对方厌烦。所以在这个过程中也是要掌握一些技巧的:
  了解谈话对象的身份、年龄、经历、文化程度、脾气性格等。不同的人区别对待。
  向对方交代自己的身份、来意,特别说明为什么找对方,尽快建立融洽关系。
  问题要问得简单明确而具体,对方能够回答。
  给对方留下思考的时间,不要紧追不舍,引起对方的反感。
  关键地方请对方讲清楚,不可争辩,更不可说教。
  要认真倾听,不要轻易打断对方。
  要边听边想,发现有价值的问题继续深挖下去。
  尽量缩短时间。
  注意给对方保密,尤其在取得对方的信任后就更需要如此。
  5、不可轻信:要注意分析自己的谈话对象。在没有弄清楚情况的前提下,不妨把谈话对象所说的东西简单记录下来,以便分析。
  
  作为一个秘书人员,在办事过程中要掌握一些技巧和艺术,这些艺术包括一次完成的艺术、化繁为简的艺术和委曲求全的艺术。
  所谓一次完成的艺术就是指在办事工程中尽量在办事前把细节想好,一蹴而就。一次完成是处理艺术的一个高峰,同样一件事情,有的人一下就解决了,有的人需要两次、三次乃至拖拉上很长时间也办不完,严重影响工作效率。要锻炼出一次完成的办事能力就需要秘书平时多看多想、全面了解情况。
  
  有一个经验丰富的司机,开车来到一座桥下的时候发现桥身比车略矮了一些,司机施尽浑身解数仍然不能通过,正准备绕道而行的时候一个小孩子告诉他:把车胎放一些气就行了。司机恍然大悟,原来很简单的事情却被自己搞复杂了。小孩的头脑比大人要简单,想的办法也是简单的,然而却是可行的,生活中、工作中有许多问题其实都是可以化繁为简的。

  秘书人员在工作中有许多事情要处理,如果用复杂的方法,很可能越处理越复杂,不妨换个角度想想,用最简单的方式去处理最复杂的问题。
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  作为秘书,有的是侯很需要自己受点委屈,求得问题的解决。这里的委曲求全指的是”自亏处理”,有句话说:神仙打架,百姓遭殃。当事情涉及秘书人员本人和其他人的利益关系时,切不可死活不让步。秘书必须具备整体效益的观念。

  秘书高效利用工作时间是信息化时代的要求。秘书工作人员对时间进行管理主要是掌握节约时间的规律和要求,要想有效地利用好自己的时间,必须做的工作就是要探索自己的时间障碍。所谓时间障碍就是导致时间浪费的多种因素。秘书研究利用时间的规律,就是为了进一步揭开时间的奥秘,研究和掌握时间有哪些特性,更好地挖掘时间潜力,合理地分配时间,科学地使用时间,不断提高时间利用效率,高效能地进行富有创造性的劳动。
  秘书工作时间利用中的通病主要是事必躬亲,拖拉,低效等。
  秘书时间运筹方法:
  1、用尽可能少的时间做尽可能多的事。
  2、将工作内容交错安排。
  3、将时间定期盘点。
  4、明确目标、把握目标。
  提高时间效率的艺术:
  1、集中精力、抓住时间:
  要集中精力,抓住时间就必须放弃一些活动。一个有效利用时间的秘书会注意以下几点:一件事情或者行动还没有完成,就不要卷入到新的活动中;只要这件事情对自己毫无价值或者价值不大,就不要随便介入,更不要因此而干扰别人,随便地索取什么情报或者让别人提供资料;不要急于求成地指手划脚,特别是当做好事情的条件还不成熟的时候。
  2、提高效率
  提高说话的效率,准备在先,言简意赅,限定会议时间,缩短交际时间。


 

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